Un archivio da Professionista

Documenti, documenti, e ancora documenti. Quanti può generarne una moderna professione di Avvocato, di Commercialista, di Curatore Fallimentare? Tanti, tantissimi, spesso troppi per un Professionista che non ha tempo da dedicare ad un archivio, né magari lo spazio necessario per conservarlo. Eppure quelli generati dagli studi legali e commerciali sono tutti documenti importanti. La legge esige di conservarli per un determinato periodo di tempo; un cliente, o il Professionista stesso, potrebbero essere costretti a future consultazioni.

Evitare di perdere documenti importanti, tenere ogni foglio al suo posto, non sprecare tempo in eventuali ricerche. La soluzione consiste nell’affidarsi ad una società esterna specializzata nella custodia e gestione degli archivi. Spesso, e a differenza di quanto si possa credere, i costi annui di tale gestione sono davvero irrisori.

L’affidamento dell’archivio ad una società esterna è un’operazione semplice nel metodo, veloce nei tempi di realizzazione, spesso effettuata gratuitamente qualora il numero dei contenitori da trasferire ecceda un limite prestabilito. Tale operazione si articola in 4 fasi progressive:

  • Studio preliminare. La società esterna analizza il metodo di archiviazione documentale fin lì utilizzato dal Professionista; se necessario riorganizza, apporta eventuali modifiche, ma evita accuratamente gli stravolgimenti. L’obiettivo è semplificare la vita lavorativa del cliente.
  • Realizzazione database. Lo studio preliminare conduce all’individuazione delle entità e degli attributi, elementi principali e secondari dell’archiviazione documentale. E’ su queste basi che viene realizzato un database personalizzato, di facile utilizzo, tramite il quale in cliente potrà consultare il suo archivio.
  • Inscatolamento. Realizzato solitamente in loco, l’inscatolamento prevede di trasferire pratiche, faldoni e documenti vari all’interno di scatole standard fornite dalla società esterna. Tali scatole, numerate, assicurano nel tempo l’integrità dei documenti, proteggendoli da umidità e polvere.
  • Presa in carico e verifica del funzionamento. Le scatole vengono trasferite presso i locali della società esterna e posizionate su apposita scaffalatura. Non resta che effettuare alcune ricerche di prova per attestare il corretto completamento dell’operazione.

Pur esistendo metodi alternativi di archiviazione, come ad esempio l’archiviazione digitale e sostitutiva, quello qui proposto è di gran lunga il metodo più semplice, e chiaramente anche il più economico. Per maggiori informazioni e chiarimenti è possibile contattare, senza impegno, LaRapida Servizi.

Roberto Rosati, CEO LaRapida Servizi

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